Mevcut iş yeriniz artık size dar geliyorsa gerek konum gerek fiziksel koşullar nedeniyle ofisinizi taşımaya karar verdiyseniz kurumsal taşınma sürecinde yapmanız gerekenleri sizin için derledik.
Kurumsal bir firmada iş akışı aksatmadan taşınma süreci nasıl yönetilir? Süreç nasıl planlanır?
İşte bilmeniz gerekenler.
Her iş kolunda olduğu gibi zaman en önemli sermayedir. Bu nedenle ofis taşınma süreci diğer taşınmalardan farklı olarak mevcut iş akışını aksatmayacak şekilde planlanmalıdır. Taşınmaya karar verdiğiniz andan itibaren her ayrıntıyı planlamalı zaman kaybı ve aksaklık risklini en aza indirmelisiniz.
Sosyal Komite Kurun
Kurumsal bir şirkette taşınma kararı alınıp taşınılacak yer belirlendiyse öncelikli olarak yapılması gereken farklı departmanlardan bir komite oluşturmaktır. Oluşturulacak komitede farklı departmanlardan katılımcılar kendi departmanlarını hem fikir vermek hem de stratejik önceliklerini söylemek için temsil eder. Ofis taşınma süreçlerinde sürecin liderliğini insan kaynakları birimi yapar. İnsan kaynakları birimiyle birlikte bilgi sistemleri(IT), finans operasyon birimleri koordineli olarak çalışarak süreci planlar.
İletişimi Planlayın
Kurumsal bir şirkette taşınmak demek birçok ritüelin, alışkanlıkların hatta iş yapış şekillerinin değişmesi anlamına gelir. Bu nedenle taşınma sürecinin iletişimini etkin yapmalısınız. İletişim sürecini taşınma öncesi ve sonrası olarak planlayabilirsiniz. Taşınma öncesinde bu değişikliğe neden ihtiyaç duyuldu? Yeni iş yerinde çalışanların hayatında neler değişecek? gibi sorulara doğru bir iletişim ile yanıt vermelisiniz. İletişim sürecini en başta planlamanız gerektiğini unutmayın. Taşınma belli olur olmaz mevcut çalışanlara yeni iş yeri heyecanını vermeniz önem taşır.
Kuracağınız komite vasıtasıyla çalışanların da süreci katkısını almayı unutmamalısınız. Taşınma gerçekleştikten sonra ise çalışanların yeni ofislerine adapte olabilmeleri ve hızlıca motive olabilmeleri için bir hoşgeldin etkinliği düzenleyebilir, ufak hediyeler verebilirsiniz. Profesyonel bir taşınma iletişimi için bu konuda tecrübeli iç iletişim ajanslarından destek alabilirsiniz.
Yerleşim Planını Oluşturun
Yeni taşınacağınız iş yerinde günlük hayatın nasıl işleyeceğini planlayın. Kimler nerede oturacak? Sosyal alanlar nerede olacak? Otopark ve ulaşım ne şekilde gerçekleşecek sorularının yanıtlarını belirleyin. Özellikle mimari yerleşim yaparken departman yöneticilerinin fikirlerini alın. Departman yerleşimlerini planlarken ileriki dönemde olabilecek muhtemel sayı artışlarını göz önünde bulundurun.
Takvimi belirleyin
Gerek şirketin gündemi gerekse operasyonel gereklilikleri göz önüne alarak taşınma sürecinin takvimini belirleyin. Taşınma gününü mümkünse yakın dönemde ulusal tatil günü veya hafta sonuna getirmeye çalışın.
Kurumsal Ofis Taşımacılığı Şirketleri
Sürecin önemli adımlarından biri de ofis taşımasını yapacak şirketi belirlemektir. Nakliye ve taşımacılık sektöründe yeterince kurumsal firma bulunmadığından daha önce kurumsal taşınma süreçlerini gerçekleştirmiş ve referanslı şirketleri tercih etmeniz size avantaj sağlayacaktır.
Kurumsal ofis taşıma şirketi nasıl seçilir?
Nakliye sektöründe birçok firma, tanışma aşamasında işi en kusursuz şekilde gerçekleştireceğini iddia eder. Oysa anlaşma yapılıp iş başladığında taahhütler yerine getirilmez. Buna benzer hayal kırıklıkları yaşamamak için nakliye firması seçim aşamasında dikkate alabileceğiniz bazı önerileri sıraladık;
- Taşınma süreci için önce bir fiyat araştırması yapın.
- Fiyat araştırması gerçekleştirdikten sonra en uygun 2, en pahalı 2 firmayı belirleyin. Belirlediğiniz firmalardan yakın tarihli güncel işleriyle ilgili referans isteyin. Gerçekleştirdikleri işlerle ilgili fotoğraf veya video paylaşmalarını isteyin. Referans için ilgili kurumsal firmanın yetkililerini mümkünse sabit numaralarından arayın.
- İlgili firmanın google yorumlarına bakın.
- Sadece taşıma değil aynı zamanda kolileme ve yerleştirme hizmeti de verdiklerinden emin olun.
- Taşınan ürünlerin/cihazların sigortalanıp sigortalanmadığını olası hasar durumunda neler olacağını konuşun.
- Şirket çalışanlarının iş güvenliği sertifikalarını/işe giriş bildirgeleri olup olmadığını sorgulayın.
- Şirketi belirledikten sonra ödeme koşulları ve iş yapış şekillerini en ince ayrıntısına kadar yazılı bir şekilde kayıt altına alın. Yapılan anlaşmalarda nakliye şirketlerinden imza sirküsü, ticaret odası kaydı, vergi levhası gibi belgeleri isteyebilirsiniz.
Taşınma takvimi belli şirket de belirlendiyse artık çalışanlardan masalarını toplamalarını isteyebilirsiniz. Çalışanların neler yapacağını nasıl toplanmaları gerektiğini belirten bilgilendirmeleri yapıp günü bildirebilirsiniz.
Yeni Ofise Hoş geldin
Değişim her alanda zor kabul edilen bir olgudur. Taşınma ne olursa olsun birçok çalışanın günlük hayatında değişimlere yol açacaktır. Söz konusu değişimler kimileri için olumlu olurken kimileri için olumsuz hatta bazıları için ise baya olumsuz olabilir. Taşınma sürecinde çalışanların morallerini en yüksek düzeyde tutmak için hem öncesi hem sonrası doğru iletişim kurmak önemlidir.
Çalışanların yeni ofise gelecekleri ilk günü doğru planladığınızdan emin olun. Mümkünse ilk gün öğlene kadar etrafı tanımalarına ve adapte olmalarına fırsat verin. Yaratıcı ve eğlenceli bir etkinlik tasarlayabilirsiniz.
İşte oldu. Artık yeni yerinizdesiniz. Yeni ofisinizde bizi okumaya devam etmeyi unutmayın!
İyi çalışmalar! 🙂
