Tüm dünyayı etkisi altına alan koronavirüs pandemisi sebebiyle, birçok şirket için uzaktan çalışma neredeyse zorunlu halde geldi. Koronavirüs öncesi şirketlerin alternatif çalışma sistemi şeklinde sundukları sistem bu dönemde daha da yükselişe geçti. Yani artık alternatiften zorunluluğa dönüşen bir evden çalışma/ uzaktan çalışma sistemiyle karşı karşıyayız diyebiliriz.
Günümüzde şirket altyapılarının uzaktan çalışmaya olanak tanıyacak şekilde evrilmesi büyük önem taşıyor. Yüzde yüz olmasa da ofisten bağımsız bir düzen kurulmasına izin vermesi, önümüzdeki dönemde daha da artacak gibi gözüküyor. Her alanda olduğu gibi giderek dijitalleşen çalışma hayatı için de geliştirilen çözümler; ofis içi iletişim, iş takibi, dokümantasyon ve operasyon gibi başlıklar dahilinde bir adım daha öteye geçerek, bugün ekiplerin aynı mekanda bulunmadan çalışmasına olanak veriyor.
Bazı global şirketlerde tamamen benimsendiğini gördüğümüz uzaktan çalışma, Türkiye’de daha çok haftanın veya ayın belirli günleri evden çalışmaya izin verme şeklinde uygulanıyordu; ta ki koronavirüs salgını ortaya çıkana kadar. Bu dönemde virüse karşı alınabilecek en etkili ve en kolay yöntem olan sosyal izolasyon kapsamında ofis çalışanları bilgisayarlarını alarak işlerini evden yürütmeye başladı. Yaptıkları iş kapsamında hala işe gitmek durumunda olanlar ya da haftanın yalnızca belirli günleri evden çalışanlar da bulunmakla birlikte farklı sektör ve departmanlarda görülen bu yer değiştirme hızlı bir adaptasyon sürecini de beraberinde getirdi.
Peki uzaktan çalışmayı daha verimli hale getirmek için şirketler neler yapılabilir? İşte şirketlerin çalışanları için uzaktan çalışma sistemini verimli hale getirmelerini sağlayacak 7 önemli ipucu;
1.Çalışanlarınızı bu geçişe hazırlayın
Ev ortamında çalışmak, şirket ortamında çalışmaktan oldukça farklıdır ve ciddi bir disiplin gerektirmektedir. Bu sebeple de uzaktan çalışmaya geçiş yaptığınızda, çalışanlarınızın bu geçişe adapte olmalarını da sağlamanız gerekir.Gerekli yazılım ve donanımları sağlamanın yanı sıra ortak çalışma alanı için gerekli olan araçları ve proje yönetim programlarını da sağlayarak, onların uzaktan çalışmasını kolaylaştırmanız gerekiyor.
2.Şirket içi iletişim için araçlarınızı hazırlayın
Şirket içerisinde çalışanlar, iş haricinde de bir iletişim içerisindedirler. Aralarda veya yemeklerde bu iletişim devam eder. Hem iş amaçlı hem de çalışanların kendi aralarında da sosyalleşebileceği iletişim araçlarını da onlara sağlamanız gerekir.Düzenli olarak iletişim içerisinde kalmak uzaktan çalışma sürecinde, çalışanların birbiriyle sosyalleşmelerini sağlayacağı gibi işlerin de düzenli bir şekilde yapılmasına yardımcı olur.
3.Proje yönetim araçlarınızı kurun
İş sürekliliğini ve takibini sağlayabilmek için online proje yönetim araçlarına geçiş yapabilirsiniz. Şirketinizin büyüklüğü ve personel sayınıza göre farklı işlevleri olan proje araçlarını kullanarak, personelinize görevler atayabilir ve yapılan işlerin takibini de bu araçlar üzerinden yaparak iş sürekliliğini sağlayabilirsiniz.
4.Çalışma saatlerinizi net bir şekilde belirleyin
Uzaktan ortak çalışma alanı yönetiminizi yaparken, çalışma saatlerinizi de net bir şekilde belirlemeniz gerekir. Herkesin bu saat aralıkları içerisinde işin başında ve ulaşılabilir olması, normal bir şekilde işlerin akışını sağlar. Bunun yanı sıra ev ortamında çalışıldığında, çalışma saatlerinin esnetilebilmesi durumu söz konusu. Bu sebeple de net bir şekilde bu saat aralıklarının belirlenmesi gerekir.
Evden çalışılıyor olsa dahi hem sizin hem de personelinizin dinlenmeye ve ailesiyle vakit geçirmeye ihtiyacı vardır. Bu sebeple de mesai saati yönetimini de iyi bir şekilde yapmanız, personelinizin de daha verimli bir şekilde işlerinin başında olmalarını sağlar.
5.Görüntülü toplantılarınızı kısa tutun
İşle ilgili görüntülü toplantılarınızı yaparken de kısa tutmaya özen gösterin. Toplantıların uzaması işleri aksatacağı gibi ev ortamındaki katılımcıların da kendilerini çok rahat hissetmemelerine neden olabilir. Bu sebeple de toplantı öncesinde gerekli notların ve çalışmaların yapılmasını sağlayarak, görüntülü toplantılarınızı da kısa tutmaya özen gösterin.Görüntülü toplantıları konuşma odağında değil işi tamamlama odağında tutmanız faydalı olacaktır. Böylelikle hızlı bir şekilde işleri çözüme ulaştırarak, daha hızlı sonuçlar alabilirsiniz.
6.Dosya paylaşımını kolaylaştırın
Şirket içindeki dosya ve doküman paylaşımını kolaylaştıracak çözümler sağlamanız da uzaktan ortak çalışma alanı yönetiminizde gerekli bir konudur. Bu süreçte çalışanlarınız birbirleriyle dosya paylaşmak zorunda kalacaklardır ve e-posta üzerinde gönderilemeyecek dosyaların paylaşımı için de bulut tabanlı çözümlere yönelmeniz gerekir. Böylelikle kullanıcılar bu bulut depolama alanı üzerinde şirketle ilgili paylaşımlarını daha hızlı ve rahat bir şekilde yaparken, şirket içinde ilgili olan herkesin bu dosyalara ulaşmalarını kolaylaştırırsınız.
Şirkete ait bir bulut depolama alanınızın olması, bu süreçte paylaşılan verilerin de hem daha güvenli bir şekilde aktarılmasını sağlar hem de bu veriler güvenli bir şekilde saklanır.
7.Haftalık raporlarla iş takibini geliştirin
Proje yönetim araçları ile iş takibini yapabilirsiniz. Ancak yine şirketin genel durumunu görmek ve haftalık zaman içerisinde ne kadar iş yapıldığını görmek gelişme açısından önemli olacaktır. Bu sebeple hedeflerin ne kadar tutturulabildiğini görmek için haftalık raporlamalar yapın.
Çok güzel ve açıklayıcı olmuş çok teşekkür ederim emeğinize sağlık başarılar diliyorum