2020 yılının ilk çeyreğinde başlayan ve kısa sürede tüm Dünyayı etkisi altına alan koronavirüs salgını ile birlikte, iş hayatında sayılamayacak kadar çok değişiklik yaşandı. İş hayatında yaşanan değişimlerden belki de en yaygın olanı, evden çalışma sisteminin salgın sonrası dönemde de devam edecek şekilde yaygınlaşması oldu. Peki şirketlerdeki insan kaynakları fonksiyonları evden çalışmanın esaslarının yer alacağı yönergeleri nasıl hazırlayacak? Uzaktan çalışma uygulama örnekleri neler olabilir?
Evden çalışma prosedürü içerisinde yer alması gereken konu başlıklarını ve unutmamanız gerekenleri listeledik.
Öncelikle prosedürlerin her şirketin kendine özel hazırlanması gerektiğini aklınızdan çıkarmayın. Evden çalışma prosedürünü şirketinizin ihtiyaçlarını ve iş yapış biçimlerini göz önünde bulunduracak şekilde düzenleyin.
UZAKTAN ÇALIŞMA UYGULAMASI İÇERİK ve KAPSAM
Her prosedürde olduğu gibi prosedürün başında prosedür no, yayın tarihi, geçerlilik tarihi, revizyon tarihi, konu ve toplam sayfa sayısını belirten tabloyu, prosedürün en başına konumlandırın.
Öncelikle evden çalışma için hangi fonksiyonlara bağlı ekiplerin kapsam içerisine tam olarak veya kısmi olarak gireceğini belirleyin. Bunu yaparken organizasyon şemanızda en üstten aşağı doğru ilerleyin. Departman liderleri ile bir araya gelip fikir alışverişinde bulunun.
Her fonksiyon için kimlerin kapsam içerisinde kaldığını belirledikten sonra içeriği belirleyin. Hangi işler uzaktan çalışma ile yapılır hangi işler yapılamaz konularına kesinlik kazandırın.
UZAKTAN ÇALIŞMA DENETİM MEKANİZMALARI
Her prosedürde olduğu gibi çalışma biçiminin hangi esaslara dayalı olacağını belirleyin. Bu esasların hangi kontrol mekanizmaları ile kontrol edileceğini bu aşamalardaki zorunlulukları oluşturun. Örneğin evden çalışacak kişi en geç saat 08:00’de sisteme login olmalıdır. Sisteme yapılan girişler xxx programı üzerinden loglanmaktadır. Yöneticiler kendilerine bağlı çalışanların sisteme giriş tarihlerini buradan izleyebilir gibi.
İÇ İLETİŞİM
Evden çalışma prosedürünü çalışanlarınıza doğru anlatın. Gerekirse ufak oyunlaştırmalar ve yaratıcı duyuru içerikleriyle dikkatleri toplayın. Evden çalışmanın evde izinli olmak demek olmadığını vurgulayın. Evden çalışmaya devam eden çalışanlar için ise şirket gündeminden uzaklaşmamaları için düzenli bilgilendirme içerikleri hazırlayın. Evde motivasyonu sağlamak için eğitimler ve workshoplar düzenlemek etkili olabilir.
İŞLEYİŞ VE YÜRÜTME
Prosedürler her ne kadar genel geçer kuralları oluştursa da işlerin niteliği ve yapılış biçimlerine göre esnetilebilecek noktalarını belirlemenizde fayda olacaktır. Örneğin yukarıdaki örnek üzerinden gidecek olursak evden çalışmada sabah 08:00 saatini zorunlu olarak kıldığımızda sabah erken saatlerde root yapmak zorunda olan çalışanlar bu kapsama girmeyebilir. Bu nedenle oluşturduğunuz genel kurallardan kimlerin zaman zaman muaf olabileceğini de belirtin.
Evden çalışma prosedürü genel hatlarla oluştuktan sonra farklı departmanlarla bir araya gelip eksik noktaları bulmaya çalışın. Şirket içerisinde oluşturulan yeni uygulamaların çeşitlilik ve dahil etme ne kadar göz önünde bulundurulursa o kadar başarılı olacağını unutmayın.
