KVKK’nın yürürlüğe girmesi ile birlikte, kurumlar kullanıcılarından izin alma prosedürlerine başladı. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu aslında kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumayı hedeflerken, hayatı kolaylaştıran ve farklı hizmetler sunan kurumlara da avantajlar sağlıyor. KVKK’nın hayatımıza girmesiyle birlikte başlayan bu dönüşüm CRM departmanlarının yanında İK departmanlarında da bir takım değişiklikler getirdi.
KVKK ile ilgili İK süreçlerinde doğru adımlar atılması ve bu alanda verimliliğin yakalanması adına kurumlara danışmanlık hizmeti veren PEAKUP 9 maddelik bir liste hazırladı. Bu listeye göre bir ilana başvurmak, CV hazırlamak, referans vermek ve çalıştığınız yerdeki güvenlik çözümleri dahi KVKK’ya uygun olmalı.
İşte İnsan Kaynakları yöneticileri için 9 maddelik KVKK uyarı listesi..
İş başvurusu yapan adaylar mutlaka önceden bilgilendirilmeli
Adayın kişisel bilgilerinin yer aldığı CV’ler KVKK dahilinde dikkat edilmesi gereken veriler arasında yer alıyor. Bunların ne kadar süreyle şirket veri tabanında tutulacağı ve kimlerin paylaşımda olacağı, ne zaman imha edileceği veya anonimleştirileceği ayrıntılı olarak aday ile paylaşılmalı.
Adayların CV’leri en güvenli koşullarda saklanmalı
CV’lerin saklanma koşullarının (dijital veya fiziksel) herhangi bir ofis kazası veya siber saldırıya karşı korunaklı olması gerekiyor. Fiziksel ortamdaysa kilitli dolaplarda ilgili görevlinin dışında kimsenin erişemediği, dijital ortamdaysa siber saldırılara karşı gerekli bilgi işlem çözümlerinin kurgulandığı şekillerde saklanmalı.
CV’lerde verilen referansların onaylı olduğundan emin olunmalı
Referans bilgisi bulunan CV’lerde adayın da referans aldığı kişiden rıza alması gerekiyor. Bunu yapabilmek için CV sahibi, dijital ortamlar üzerinden onay süreci oluşturabilir ya da mülakat sırasında bu beyanı yazılı bir form aracılığı ile başvuru yaptığı kuruma sunabilir.
İçeriği değişen özlük dosyası için önlem alınmalı
KVKK’ya göre özel nitelikli kişisel verilere giren sağlık bilgileri veya sabıka kaydının adaydan istenmesi durumunda muhafaza koşullarının KVKK süreçlerine uygun olması gerekiyor.
Çalışan sözleşmelerine mutlaka KVKK maddesi eklenmeli
Çalışanlarınıza KVKK’ya yönelik haklarını basılı veya dijital ortamda aktarıyor olmalısınız. Çalışanınızın ilettiğiniz KVKK prosedürünü edindiğine ve kabul ettiğine dair bir maddeyi çalışma sözleşmelerinize mutlaka ekleyebilirsiniz.
Çalışanların fotoğrafları paylaşılmadan önce mutlaka onayı alınmalı
Çalışan fotoğraflarının izinsiz bir şekilde dijital veya basılı mecralarda paylaşılması KVKK’ya göre ihlal nedenidir. Mutlaka önceden çalışandan onay alınmalıdır.
Şirketteki güvenlik kameralarının konumlandırılması dikkatli yapılmalı
Güvenlik kameraların açılarını çalışanın özel hayatına müdahale etmeyecek şekilde konumlandırılmasına özen gösterin. Kameranın çalışanların ekranlarını doğrudan görüntüleyecek şekilde yerleştirilmemesine özen gösterirken, şirketinize gelecek olan misafirlerinizi de şirket içerisinde güvenlik kamerası olduğunu bilmelerini sağlayacak yönlendirmeler koyabilirsiniz.
Güvenlik çözümlerinde parmak izi veya retina taramasını tercih etmemeye özen gösterilmeli
Şirket giriş çıkışlarında kullandığınız güvenlik çözümlerinde biyometrik parmak izi ve retinaya alternatif çözümler üretebilirsiniz.
Bilgi işlem departmanları karşılaşılabilecek problemlere karşı risk analizi yapmalı
Dijital ortamda saklanan verilerin saklanma koşullarını en iyi hale getirmek zorundasınız. Bu nedenle bilgi işlem departmanlarının iç ve dış siber saldırılara uğramamak için risk analizine sokulması gerekiyor.
