Başarıya ulaşmak için kuşkusuz en önemli etken doğru hedefler koymak ve doğru planlama yapmak. Doğru yetenekleri şirkete dahil edip doğru hedefler ve çalışma yöntemleriyle çalıştırabilen şirketler verimliliklerini artırırken bazı şirketler binbir zorlukla bulup ekiplerine dahil ettikleri yetenekleri sırf bu yüzden ellerinden kaçırabiliyor. Peki performans yönetimi nedir? Performans sistemi nasıl kurulur?
Modern insan kaynakları yaklaşımında yeni yetenekleri bulup şirkete dahil etmek kadar, onların içeride doğru ve etkin bir şekilde verimli çalışabilecekleri sistemleri kurup, yönetmek de insan kaynaklarının görevleri arasında yer alıyor. Bu nedenle performans sistemi kurulumu ve performans yönetiminin etkin şekilde yapılması, şirketlerin başarılarına doğrudan etki eden faktörlerin en başında yer alıyor. Öncelikle kavramları tanımlamakta fayda var;
Performans yönetim sistemi nedir?
Performans yönetimi; çalışanlara, çalıştıkları pozisyon ve yeteneklerine uygun hedeflerin doğru bir şekilde verilmesini, bunların objektif ve adaletli bir şekilde değerlendirilmesini ve takip edilmesini sağlayan sistemdir.
Performans yönetimi nedir?
Performans yönetimi, performans değerlendirme sistemleri kanalıyla elde edilecek verilerin, çalışanların iş süreçlerinde sürekli ve sürdürülebilir bir şekilde kullanılması ve takibinin gerçekleştirilmesi, bu doğrultuda da aksiyonların planlanmasını sağlayan yönetim yaklaşımıdır.
Performans yönetimi neden yapılır?
Şirketler yapıları gereği sürekli belirli hedeflere ulaşmaya çalışırlar. Şirketleri bu hedeflerine ulaştıracak çalışanlar bir arada organize olarak her biri kendi görev ve sorumluklarını yerine getirmek suretiyle birlikte çalışırlar. Farklı işlerin bir araya gelerek bir bütünü oluşturabilmesi için çalışma sistemi ve başarı kriterlerinin doğru belirlenmesi esastır. Performans yönetimi kişilerin birbirlerinin hedeflerini destekleyecek nitelikte iş yapmalarını esas alır. Her bir çalışanın bireysel performansı küçük ekiplere, küçük ekiplerin büyük ekiplere ve nihayet şirketin ana hedeflerine olan katkısını kademe kademe kontrol altında tutmak, şirketin büyük hedeflere ulaşmasını destekler. Bu nedenle de şirketler performans yönetimi gerçekleştirirler.
Performans yönetim sisteminin aşamaları nelerdir?
Her şirketin iş yapış biçimi, içinde bulunduğu sektör dinamikleri farklı olacağından performans yönetiminin aşamaları farklılık gösterebilir. Performans yönetimi için belirli özel periotlar belirleyen şirketler olabilir. Ama genel bir yaklaşımla performans yönetiminin yıllık bazda(dönemlerde) gerçekleşmesi gerektiğini söylemek yanlış olmaz. Performans yönetimi temelde aşağıdaki süreçlerden oluşur;
- Planlanma; Dönem başında yönetici ile çalışan arasında gerçekleşen hedef belirleme süreçleridir. Bu süreçte hedefler ve performans kriterleri şirketin stratejik hedefleriyle paralel şekilde belirlenir.
- Ölçme; Planlanan performans kriterleri ölçümlenir.
- Ara görüşme; Belirlenen değerlendirme periodunun orta kısmında bir ara görüşme organize edilir. Burada dönem sonu hedefine doğru giden yoldaki gidişat değerlendirilir. Olumlu aksiyonlar taktir edilir varsa yanlışlar analiz edilerek geri bildirim verilir. Dönem sonu hedeflerine ulaşmak için nelerin yapılması gerektiği konuşulur.
- Değerlendirme; Dönem sonunda ilk aşamada belirlenen verilerin sonuçları alınır ve değerlendirilir. Başta belirlenen hedeflere uygunluğu doğrultusunda derecelendirilerek puanlanır. (illaki 1-10 arası veya 1-5 arası olması gerekmez “harika, daha iyi olabilir, fena sayılmaz” gibi sözel değerlendirme matrisleri de oluşturulabilir)
- Sonuçların kullanılması; Değerlendirme sonuçlarının ücretlendirme, terfi, eğitim, kariyer gibi konularda kaynak olması beklenir.
Performans değerlendirme, yukarıdaki süreçlerin daha çok planlama, değerlendirme ve sonuçların kullanılması başlıkları için geçerlidir. Performans değerlendirme süreçleri birçok farklı şekilde kurgulanabilir.
Performans değerlendirme süreçleri neye göre belirlenir?
Performans kriterleri yukarıda da belirtildiği gibi şirketin yapısına içinde bulunduğu sektöre ve kültürüne göre değişkenlik gösterebilir. Değerlendirme süreçleri ve kriterleri belirlenirken farklı koşullar göz önünde bulundurulabilir. Performans değerledirme kriterleri örneklerine bakacak olursak;
Bireysel iş hedefleri odaklı kriterler (sayısal datalar)
İnsan ilişkileri odaklı kriterler (sosyal ilişkiler)
Müşteri beklentilerini karşılama odaklı kriterler (hizmet odaklı beklentiler)
Grup iş hedeflerine bağlı kriterler (bireylerin grupların başarısına olan katkılarına yönelik ölçümler)
Performans yönetimi nasıl yapılmalıdır?
Her ne kadar performans yönetiminin çalışanların gelişimine katkı sağlaması, şirketi daha yukarıya taşıması beklense de performans yönetimi şeffaf ve objektif yapılmadığı, yada sistemin yanlış tasarlandığı durumlarda ters etki yaratır. Bazı çalışanlar performans değerlendirmelerinin adil yapılmadığı gerekçesiyle sadece bu sebepten şirketten ayrılmayı bile göze alabilirler. Bu da beklenenin aksine başarı yerine başarısızlık getirir.
Başarılı bir performans yönetim sistemi nasıl kurulur?
Performans yönetim sisteminin kurulumu için şu aşamaları takip edebilirsiniz;
- Doğru planlama
Şirket genelindeki ana hedeflerin doğru planlanması kritik önem taşıyor. Şirketin temel amaçları neler? Asgari beklentiler neler? Vizyon ve misyon doğrultusunda varılmak istenen kısa ve orta vadeli hedefler neler? Bu soruların yanıtlarını şirket içerisinde bir performans yönetim sistemi kurmadan farklı ekiplerden bir beyin takımı oluşturarak vermek uygun olacaktır.
- Akılcı ulaşılabilir mantıklı hedefler
Şirketin ana hedeflerine ulaşılması için birim bazlı hedeflemelerin ve değerlendirme kriterlerinin planlanması. Bunlar planlanırken yukarıda bahsettiğimiz; iş hedef odaklı, insan odaklı; grup odaklı kriterler belirlenmeli.
- Adaletli ve şeffaf değerlendirme
Hedeflere ulaşması beklenen çalışanlar bu değerlendirmenin adaletli ve objektif yapılacağından emin olmalılar. Aksi taktirde bu hedeflere ulaşmanın teşvik edici yanı kalmaz. Bu nedenle ölçümlenebilir, denetlenebilir, yoruma kapalı değerlendirme metotlarını bu aşama belirlemek gerekir.
- Yapıcı bir geri bildirim kültürü
Performans yönetim sistemi çalışanları cezalandırmak için kurulmaz. Onların gelişimlerine katkı sağlamak performanslarını yükseltmelerini sağlamak amacıyla kurulur. Sistemin bir ödül ceza sistemine dönüşmemesi için başarıların ödüllendirildiği kadar başarısızlıkların da doğru aktarılması önemlidir.
- Etkin iletişim
Sistemin tamamı için baştan sona çalışanlarla doğru iletişim kurulması büyük önem taşır. Birçok şirket performans yönetim sistemini kurduktan sonra bir iç iletişim ajansından destek alarak çalışanlara sistemi daha doğru anlatabilmek için çeşitli iletişim aktiviteleri oyunlaştırma uygulamaları gerçekleştirir. Bunun amacı sistemin çalışanlar tarafından doğru anlaşılmasını ve etkin kullanılmasını sağlamaktır.
