Kovid-19 salgını, tüm Dünyada birçok işletme ve çalışan için berberinde endişe ve belirsizliği getirirken aynı zamanda hızlı bir şekilde geleneksel çalışma rutinlerini de değiştirerek çalışanları evden çalışmaya zorladı. Salgın öncesinde uzaktan çalışma sistemini kısmen veya büyük ölçüde hayata geçirmiş şirketler, salgın döneminde kolayca duruma atapte olurken, daha öncesinde bu konuda kafasında soru olan ve henüz tam anlamıyla aksiyon alamamış kurumlar ise bu yeni çalışma biçimine hazırlıksız yakalandı.
Salgın nedeniyle çalışanlarının sağlığını korumak için hızlı bir şekilde zorunlu evden çalışma modeline geçen şirketlerde, çalışanların en temel ihtiyaçları, çalışma ortamlarının uzaktan çalışmaya uygun hale getirilmesi oldu. Şirketler dosya paylaşımı ve toplu görüşmeler için farklı yazılımlar kullanmaya başladı. Şirketler, saha çalışanları içinse sahada dezenfekte ve korunma önlemleri aldı.
Salgın döneminde çalışan motivasyonu
Virüs salgını nedeniyle ofis çalışanları evlerinden çalışmaya devam ederken özellikle gıda, perakende, hızlı tüketim, tedarik, lojistik, sağlık sektörlerindeki çalışanlar herkesin evde kalabilmesi ve virüsün yayılmaması için tüm fedakârlıklarıyla çalışmaya devam ediyor. Krizin asıl kahramanları olan çalışanlar, herkesin takdirini kazansa da, şirketler de çalışanlarını moralman desteklemek için iç iletişim çalışmalarına ayrıca önem veriyor.
Şirketler çalışanlarını motive etmek için neler yaptı?
Virüs salgını nedeniyle özellikle Avrupa’nın birçok ülkesinde hayat durma noktasına gelirken, şirketler çalışanlarının morallerini de yüksek tutmaya çalışıyor. Her ne kadar sağlık çalışanlarının özverileri için farkındalık çalışmaları yapılsa da farklı sektörlerde hayatın devam etmesini sağlayan çalışanlar da sürecin kahramanları arasında yer alıyor. Virüsün yoğun olarak görüldüğü İtalya’da süpermarketler günde 2 kez tüm çalışmayı durdurarak çalışanlarını alkışlatıyor. Sonrasında çalışanlar müşterilerle birlikte milli marşı söylüyorlar.
İspanya’da ise bir perakende şirketi ulusal reklamlarında saha çalışanlarının ailelerini kullanarak onlara minnettar olduklarını vurguladı.
Benzer örneklerle farklı sektörlerde birçok şirket sahada çalışan çalışanlarının yoğun emeklerini, pazarlama iletişimleri içerisine dâhil ederek daha geniş kitlelerce fark edilmesini sağlamak için iletişim çalışmaları gerçekleştiriyor.
Ulusal ve uluslararası birçok şirkete iç iletişim ve insan kaynakları ajans, danışmanlık hizmeti veren Terfi İç İletişim Ajansı Başkanı Mehmet Onur, içinde bulunduğumuz durumu şöyle değerlendiriyor: ‘’ Çalıştığımız tüm şirketlerde kırmızı alarm ilan etmiş durumundayız. Şu an çalışan insanların en büyük korkulu rüyası belirsizlik. Bu belirsizlik, pandemi sırasında gerek evden, gerekse sahada çalışanlar için motivasyonu ve verimliliği düşüren bir etken. Bu yüzden çalışanlarla değişik mecralar üzerinden devamlı iletişim halinde olmanın her zamankinden çok daha önemli olduğunu düşünüyoruz. Öte yandan çalışanlarla kurulacak iletişimin samimiyeti ve şeffaflığı da bir o kadar değerli. Şirketler bu dönemde kurdukları iç iletişimde ne kadar samimi ve gerçekçi olurlarsa çalışanları daha çok rahatlatacak, onların üzerlerindeki stresi aza indirmiş olacaklardır. Eğer çalışanlar sık sık bilgilendirilmez ve neler olup bittiğini anlamaz ise, şirket bağlılıklarını yitirmeye başlayacaklardır. Şirketin çalışanları gelişmelerden haberdar etmesi herkesin zihnini rahatlatmasına ve geleceğe umut ile bakmasını sağlar. Öte yandan çalışan motivasyonunun çok önemli olduğu bir dönemden geçiyoruz. Bu motivasyon hem saha hem evden çalışan çalışanların verimliliği için oldukça kritik. Motivasyon araçlarımızı ne kadar yoğun kullanırsak süreci o kadar başarılı ve verimli atlatabiliriz.”
Kovid 19 Döneminde Şirketler çalışanlarıyla nasıl iletişim kurmalı?
Mehmet Onur içinde bulunduğumuz dönemde şirketlerin iç iletişimde izlemeleri gereken yol haritasını ve sağlıklı bir çalışan iletişimi için iletişim önerilerini şöyle sıraladı;
- İnsan kaynakları departmanınızda kriz iletişimini gerçekleştirecek bir ekip kurun. Bu ekibe mümkünse farklı departmanlardan liderleri de dâhil ederek, gelişmeleri yakından takip edin. Çalışanlara düzenli olarak bilgi aktarımında bulunun. Krizle ilgili çalışanlarla paylaşılacak tüm bilgilerin kuracağınız iletişim ekibinin süzgecinden geçtiğinden emin olun. Böylece yanlış bilgilerin şirket içerisinde dolaşmasının önüne geçin.
- Çalışanlarla paylaşılan bilgilerde mümkün olduğunca şeffaf olun. Bildiklerinizi, bilmediklerinizi ve bilgi kaynaklarınızı açıklayın. Karmaşadan, gereksiz ayrıntılardan kaçının ve kolayca anlaşılacak mesajlar hazırlayın.
- Çalışanların soruları iletebilecekleri bir alan yaratın. Onların sorularını dikkate alıp yanıtlamaya çalışın.
- Yapılan araştırmalar, özellikle liderlerin, çalışanların kaygılarını azaltmada özel bir rolü olduğunu göstermiştir. Bu yüzden şirketin CEO’su, Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Müdürü vb. gibi üst düzey yöneticilerin çalışanlara hitaben yayınlayacakları video ya da yazılı mesajlar şirket çalışanları için umut verici ve motive edici olacaktır. Farklı kademe liderlerini bilgilendirmelere katılımcı olmaları için teşvik edin.
- Çalışanlarla haftada en az 2 kez iletişim halinde olun. Seyahat, evden çalışma vb. konularda şirket politikasının ve kararlarının ne olduğunu bu süreçte yardım alabilecekleri departman ve kişilerin kim olduğu gibi bilgileri paylaşmaktan kaçınmayın. İletişim kurmak için tüm soruların cevaplarının kesinleşmesini beklemeyin. Devamlı iletişimin kimseye zararı olmaz.
- İletişimde dokunmadığınız nokta kalmadığından emin olun. Birim yöneticilerinin alt ekipleri sürekli bilgilendiriyor olması gerektiğini vurgulayın.
- Saha çalışanları için görünür iletişim aksiyonları alın. Çalışan takdir ve ödüllendirme sisteminizin araçlarını her zamankinden daha etkin kullanın.
