İşveren ve işçi arasındaki İş Sözleşmesinin akdedilmesiyle başlayan iş ilişkisi, işçinin çalışması sonucunda ücret ödemesi, izin uygulamaları ve çalışmayla ilgili ihtarlar ile devam etmekte ve emeklilik veya sözleşmenin feshi ile son bulmaktadır.
İşçi ve işveren arasındaki iş ilişkisinin bütün aşamalarında yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulması özellikle bir uyuşmazlık halinde sorunun çözümü ve hakkın ispatı için önem arz etmektedir. İşçi ve işveren arasındaki iş ilişkisinin ‘çalışma ve ücret ödenmesi’ nedeniyle tutulması zorunlu kayıtlar olan bordro ve hesap pusulasının elektronik ortamda tutulması, imzalanması ile ihtar ve fesih bildirimlerinin elektronik olarak yapılması sistemine bakalım;
Herhangi bir davada önce kanunlarımızda ücret ödemeye ilişkin tutulması/düzenlenmesi zorunlu belgeler, sonra işyerindeki durum ve olaylara ilişkin tutulacak tutanak ve belgeler incelenecektir. Daha sonra KEP (kayıtlı elektronik posta) ve ücret pusulası, ücret bordrosu, ikazlar, ihtarlar ve fesih bildirimlerinin KEP yoluyla yapılması tahlil edilecektir.
Ücret Hesap Pusulası: İş Kanunun ‘Ücret Hesap Pusulası’ başlıklı 37. Maddesinde ‘ ‘İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir. Bu işlemler damga vergisi ve her çeşit resim ve harçtan muaftır.’
İş Kanunun ‘Ücret İle İlgili Hükümlere Aykırılık’ başlıklı 102 maddesinin (b) bendinde ‘ 37 nci maddesine aykırı olarak ücrete ilişkin hesap pusulası düzenlemeyen veya işçi ücretlerinden 38 inci maddeye aykırı olarak ücret kesme cezası veren veya yaptığı ücret kesintisinin sebebini ve hesabını bildirmeyen 52 nci maddedeki belgeyi vermeyen işveren veya işveren vekiline dörtyüzelli Türk Lirası idari para cezası verilir.’hükümleri bulunmaktadır.
İşçinin mesaiye riayet etmemesi, devamsızlık etmesi, işyerinde çalışanlarla kavga etmesi, sataşması, işçinin sağlık sorunları dolayısıyla işin aksaması, işveren tarafından verilen işleri zamanında yapmaması, performans ve yetkinlik gibi sebeplerle tutulan tutanaklar sonucunda işçiye yapılacak ikazlar, izahat ya da savunma talepleri veya iş akdinin feshi işçiye imza karşılığı tebellüğ ettirilmesi gereken belgelerdir. Bu belgeleri imza ile tebellüğ etmeyen işçiye genel uygulama olarak, ya iadeli taahhütlü mektupla ya da noter vasıtasıyla tebligat yapılmaktadır.
Yine işyeri çalışma koşullarında önemli değişiklikler, işçinin tacize veya mobbinge uğraması, işçinin sağlık durumunun işi yapmasına engel olması, işverenin ya da diğer işçilerin sağlık sorunlarının işçiye tehlike arz etmesi veya emeklilik talebi gibi sebeplerle işçinin işverene ihtar çekmesi ya da iş akdinin feshini bildirmesi gerektiği durumlar da bulunmaktadır.
KAYITLI ELEKTRONİK POSTA
Kayıtlı elektronik posta (KEP), yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak tanımlanmaktadır. KEP, bilinen elektronik postaya ilave olarak elektronik postanın;
Göndericisi görünen kişi/kuruluş tarafından gönderilip gönderilmediği,
Alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve ne zaman ulaştığı,
Alıcısı tarafından okunup okunmadığı ve
İhtiyaç duyulması halinde elektronik postaya yeniden erişilebilmesi
ile ilgili delil hizmetlerini sunan bir sistemdir.
KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı, kurumlar ve şahıslar arasında elektronik posta ile gönderilip alınabilmektedir. Başka bir deyişle yasal geçerli olarak elektronik yazışma ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, bildirim, ihtar, ihbar, vb.) yapılabilmektedir. Kurum içi ve kurumlar arası yazışmalar, kamu kurumları ile özel sektör kuruluşları, vatandaşlar (gerçek ve tüzel kişiler) arasındaki her türlü yasal bildirim yapılması, belge gönderilmesi, elektronik fatura gönderilmesi, banka yatırım/kredi/kredi kartı hesap ekstreleri, online alışveriş siparişleri ve diğer her nevi sipariş gönderilmesi/alınması, dilekçe, başvurular, sözleşmeler, ihale teklifleri gibi sayısız alanda kullanılabilmektedir. Kâğıt, arşiv, postalama ve işlem maliyetlerinin düşürülmesi ve zaman kayıplarının azaltılmasıyla bürokrasinin daha etkin işlemesine, resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılmasına, ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesine ve çevrenin korunmasına yüksek oranda katkı sağlamaktadır.
Elektronik ortamda bilgi ve belge paylaşımında yaygın olarak kullanılmakta olan elektronik posta, iş ve işlemlerin daha hızlı ve daha kolay yapılmasına olanak sağladığı için önemli bir araçtır. Ancak elektronik posta ile haberleşmenin taraflar arasında teknik olarak güvenli ve hukuken geçerli bir şekilde yapılabilmesi için ilave güvenlik hizmetlerine gereksinim duyulmaktadır. Bu ihtiyaçları karşılamak üzere geliştirilen kayıtlı elektronik posta (KEP), elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklidir. KEP sistemine ilişkin hizmetler Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılar tarafından verilmektedir. KEP sistemi içerisinde bir elektronik iletinin gönderilmesi ve alınması dışında elektronik belgelerin saklanması, güvenli iletişim ve elektronik ortamda güvenilir üçüncü taraf hizmetleri gibi katma değerli hizmetler de sunulabilmektedir.
Avantajları : Ücret ödemesine ilişkin belgelerdeki işçi imzası, Ücret Hesap Pusulasında pusulanın işçi tarafından alındığına, Ücret Tediye Bordrosunda ise belirtilen süre, tatil, fazla mesai vb. ücretlerinin tam olarak alındığına dair karine teşkil etmektedir. Diğer yandan, işyerindeki olayların, çeşitli uyarıların, bilgilendirmelerin, ikazların, savunma veya izahat taleplerinin ve fesih bildirimlerinin ise işçiye zamanında yapılması ve bunun ispatı , işveren açısından her türlü davada mali ve cezai sorumluluk açısından hak kaybı doğuracak kadar önem taşımaktadır. Dolayısıyla bu belgelerin her işçi tarafından imzalanmış olması ve işçiye zamanında bildirilmesi, tebliğ edilmesi ve bunun delil olarak ortaya konabilmesi işveren açısından önemlidir.
Özellikle çok sayıda işçisi olan, birden fazla vardiyada çalışma yapılan ya da yönetim merkezinden uzak il/ilçelerde çalışanların bulunduğu işyerlerinde ücret hesap pusulası ve ücret tediye bordrolarının işçilere imzalatılıp şirket merkezinde toplanmasının ve muhafazasının zorluğu ortadadır.
Kağıt ortamında tutulan kayıtların zamanla yıpranması, yazılarının çeşitli sebeplerle okunmaz hale gelmesi, düzensiz arşiv ve evrakların kaybolması belgelerin muhafazasında yaşanan belli başlı sorunlardır.
Belgelerin taranarak bilgisayar ortamında saklanması ise işyeri içi bir delil teşkil edebilse de, bilgisayar ortamındaki taranmış belgelerde her türlü (zaman, tutar, imza vb.) usulsüzlük yapılabildiğinden, yargı önünde delil olarak kabul edilmeyebilecektir.
Yine, bir sorunun varlığı ya da işçinin kötü niyetli olarak işten ayrılmayı düşünmesi hallerinde belgelerin işçi tarafından tebellüğ edilmemesi, imzalanmaması yaygın olarak görülmektedir. Bu durumda belgelerin işçiye tebliği zaman ve parasal kayba yol açmaktadır.
Bir bütün olarak işçi-işveren-devlet arasındaki davalarda, teftişlerde ve denetimlerde belgelerin gerekli şekil, zamanında tebliğ ve ibrazı önemlidir. Bu durum ise işveren açısından, işe, iş fırsatlarına, işyerinin yönetimine konsantre olmasını engelleyen, işletmede ekonomik kayba yol açabilecek bir riskdir.
Bilgi çağının yeniliklerinden ve kolaylıklarından biri olan KEP Kayıtlı Elektronik Posta ile belgelerin imzalanması, tebellüğü, işçiye bildirimin zamanında yapıldığının ispatı ve genel olarak belge ve bildirgelerin muhafazası yasal olarak sağlanabilmektedir.
KEP uygulaması için öncelikle iş sözleşmesine işçiye yapılacak bütün bildirimlerin KEP adresi aracılığıyla yapılacağı, yapılan bildirimlerin kaç gün içinde okunduğunun kabul edileceği, ücret tediye bordrolarına ve yapılacak diğer belgelere/bildirimlere kaç gün içinde itiraz edilmesi gerektiği, kaç gün içinde itiraz edilmezse bordronun ve diğer belge/ bildirimlerin işçi tarafından kabul edildiğinin yazılması gerekmektedir.
Ardından kanunen yetkilendirilmiş Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarından birinden işveren ve işçiler adına KEP adresi alınacaktır. İşveren ve işçi arasındaki belge, bildirge, bildirim iletişiminde KEP adresi kullanılacaktır. KEP adresi hizmet sağlayıcısından ücret mukabili alınmaktadır.
Özet olarak, KEP uygulaması ile;
İşveren tarafından işçiye yapılacak her türlü bildirimin, uyarıların, ikazların, savunma taleplerinin ve fesih bildirimlerinin işçi tarafından tebellüğü ile,Ücret Ödeme Bordrosunun işçi tarafından kabul edildiğinin, onaylandığının, elektronik ortamda gerçekleştirilmesi ve bunun delil olarak ispatı mümkün olmaktadır.
Konuya işçi açısından bakıldığında ise işveren tarafından yapılan bütün bildirimler delil olacak şekilde ve işçinin kolayca erişebildiği e-posta adresinde muhafaza edilmektedir. Bu durum işçinin ücret ve çalışma ile ilgili diğer verilere her zaman ulaşmasını sağlayacaktır. İşçi tarafından kabul edilen, onay verilen ücret tediye bordrosunun yasal karine olması bir dezavantaj olarak görülse de Yargıtay’ın son yıllarda verdiği kararlarında , işçinin, imzalı bordrolarda belirt ilen ücret ve çalışmaların aksini her türlü delille ispatlayabileceği hükmü bulunmaktadır.
