İK BlogYazarlar

Hatalı Bordro Hesaplamalarında SGK İdari Para Cezaları

Bordro hesaplama sürecinde yapılan hatalar, hem çalışanların sosyal güvenlik haklarının korunmasında hem de işverenin mali yükümlülüklerinde büyük sorunlara yol açabilir. Yanlış hesaplanan bordro bilgileri, SGK bildirimlerine doğrudan yansıdığı için cezai yaptırımlara, çalışan mağduriyetine ve itibar kaybına neden olabilir. Bordro hatalarının SGK prim ödemelerine yansıması, fazla veya eksik prim bildiriminin düzeltilmesi süreçleri ve işverenin bu hatalardan doğabilecek sorumlulukları oldukça ağırdır.

Bordroda yapılan yanlışlıklar, genellikle aşağıdaki şekillerde SGK prim ödemelerini etkiler:

*Eksik Prim Bildirimi

– Çalışanın maaş, yan haklar ya da fazla mesai bilgilerinin bordroya yanlış yansıması durumunda, SGK’ya eksik prim ödenebilir.

– Eksik prim ödemesi, çalışanların ileride emeklilik hesaplamalarında hak kaybı yaşamalarına neden olabilir. Ayrıca, eksik prim ödemesi, çalışanın SGK tarafından sunulan sağlık hizmetlerinden yararlanamamasına yol açabilir.

*Fazla Prim Bildirimi 

– Bordro hesaplamasında yapılan bir hata nedeniyle gereğinden fazla prim ödenmesi, işverenin mali kaybına neden olur.

– Bu durum yalnızca maliyet yaratmakla kalmaz, fazla primlerin iadesi için ek prosedür ve zaman gerektirir.

*Yanlış Kod ve Eksik Bilgi Girişi

– SGK’ya çalışan için yanlış işe giriş veya çıkış kodları bildirilmesi hem işçi hem de işveren için ciddi yasal ve mali sonuçlar doğurabilir.

– Özellikle eksik gün bildirimlerinin yanlış yapılması, SGK denetimlerinde sorunlara yol açabilir.

* . Yan Hakların Hatalı Gösterimi

– Çalışanlara sağlanan yemek, yol, ikramiye ve prim gibi yan hakların bordroya dahil edilmemesi, SGK prim matrahının yanlış hesaplanmasına neden olabilir.

Bordro Hatalarına Sebep Olan Unsurlar Nelerdir?

Bordro hesaplama hataları genellikle şu nedenlerle ortaya çıkar:

– Manuel Hesaplama Hataları: Hâlâ manuel yöntemlerle bordro hazırlayan işletmelerde, insan hatası riski oldukça yüksektir.

-Mevzuat Bilgisizliği: SGK prim oranları, teşvikler ve yeni yasal düzenlemelere hakim olmamak hatalara yol açar.

-Yazılım Problemleri: Güncellenmeyen bordro yazılımları, doğru prim hesaplaması yapmayı zorlaştırabilir.

– Eksik veya Yanlış Belgeler: Çalışan bilgilerinin eksik veya yanlış girilmesi, bordro hatalarının sık karşılaşılan bir sebebidir.

Hatalı Prim Bildirimlerinin Düzeltilme Süreçleri

Bordro hatalarının SGK’ya yansıtıldığı fark edildiğinde, işverenler aşağıdaki adımları izlemelidir:

Eksik prim bildirimleri, çalışanın sosyal güvenlik haklarını doğrudan etkiler ve işverenin yasal sorumluluklarını artırır. İşverenler için düzeltme süreci şu şekilde işler:

*Düzeltme Beyanı: İşveren, eksik bildirimi fark ettiğinde SGK’ya bir dilekçe ile başvuruda bulunmalıdır.

*Ek Bildirge: Eksik primlerin tamamlanması için “Ek Hizmet Belgesi” hazırlanarak SGK’ya sunulur.

*Faiz ve Cezalar: Eksik ödenen primler için gecikme zammı ve faiz uygulanır. Ayrıca, SGK idari para cezası da kesebilir.

Fazla prim bildirimi fark edilirse, iade veya mahsup talebi yapılabilir:

*İade Talebi: Fazladan ödenen primlerin iadesi için SGK’ya başvuru yapılmalıdır.

*Mahsup Talebi: Fazla primler, gelecek dönem prim ödemelerine mahsup edilerek işverenin maliyeti dengelenir.

*Belge İncelemeleri: İade veya mahsup talepleri sırasında SGK, ilgili belgeleri detaylı şekilde inceleyecektir.

*Yanlış Kod ve Bilgi Düzeltmeleri:

– İşe giriş veya çıkış kodlarının yanlış bildirildiği durumlarda, “İşveren Düzeltme Dilekçesi” hazırlanır.

– SGK’nın sisteminde yer alan hatalı bilgiler, güncel bilgilerle revize edilir.

Hatalardan Doğabilecek İşverene Ait Sorumluluklar Nelerdir?

  1. İdari Para Cezaları

– SGK mevzuatına uygun olmayan bildirimler için işverenlere idari para cezası uygulanabilir. Bu cezalar, eksik gün bildirimi, hatalı işe giriş-çıkış kodları veya eksik prim ödemeleri gibi durumlarda devreye girer.

  1. Gecikme Faizleri

– Eksik bildirilen primlerin geç ödenmesi durumunda SGK, prim borcuna gecikme faizi uygular. Bu faiz oranı, aylık bazda artış gösterebilir.

  1. Çalışan Haklarına Yönelik Tazminatlar

– Çalışanın sosyal güvenlik haklarını kaybetmesi durumunda işveren, bu hak kayıplarını tazmin etmekle yükümlü olabilir. Örneğin, bir çalışanın emeklilik süresinin uzaması işverene dava açmasına neden olabilir.

  1. SGK Denetim Süreçleri

– SGK tarafından yapılan incelemelerde hatalı bordro veya eksik bildirim tespit edilirse, işverene hem mali hem de yasal yükümlülükler doğar.

Risklere Karşı Neler Yapılabilir?

– Güncel mevzuata uyumlu bordro yazılımları, insan hatalarını minimize eder ve hesaplama sürecini kolaylaştırır.

– İnsan kaynakları ekiplerinde Bordro Özlük işleri ile ilgilenen kişilerin SGK mevzuatı ve bordro hesaplamaları konusunda uzman olmaları, düzenli olarak eğitim almaları  ve güncel mevzuatı takip etmeleri önemlidir.

– Profesyonel danışmanlık hizmetleri, mevzuat değişikliklerini takip etmede büyük kolaylık sağlar.

* Düzenli İç Denetim Yapılması;

– Bordro ve SGK bildirimlerinin düzenli olarak kontrol edilmesi, hataların erken tespit edilmesini sağlar.

Sonuç olarak bordro hesaplama hataları, işverenlerin mali yükümlülüklerini artırabileceği gibi çalışanların sosyal güvenlik haklarını da riske atar. Bu tür hataların önüne geçmek için dijital çözümlerden yararlanmak, mevzuat değişikliklerini takip etmek ve uzman danışmanlardan destek almak büyük önem taşır. Düzenli denetim ve dikkatli bordro yönetimi hem işverenin hem de çalışanların çıkarlarını korumaktadır.

Aşağıdaki linkten T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’nın 2025 yılına ait idari para cezalarına ulaşabilirsiniz.

https://www.csgb.gov.tr/Media/1ztby3gm/4857-sayili-is-kanunu-2025-yili-idari-para-cezalari.pdf

Kentsel Dönüşüm

Özgül Paşaoğlu

Sgk ve Bordro Uzmanı Özgül Paşaoğlu ile güncel mevzuatın işleyişinde nokta atışlar yapın

İLGİLİ İÇERİKLER

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu