İşe alım süreci artık yalnızca uygun adayı seçme değil, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) hayatımıza girdiğinden beri veri işleme faaliyeti haline de gelmiştir. Neredeyse hayatımızın her alanını etkileyen bu kanunda şüphesiz ki işveren ve İK Departmanının da sorumluluğu belirlenmektedir.
Bu yazıda işe alım sürecinde hangi verilerin toplanabileceği, ne kadar süre saklanabileceği ve uygun aydınlatma yükümlülükleri değerlendirilecektir. Bir iş görüşmesine gittiniz hatta başvuru formunu doldurup karşı tarafa göndermeniz ile süreç başlamış oldu. İK size ait Ad.soyad, İletişim bilgileri, Eğitim ve iş Tecrübesine ilişkin bilgiler ile açık rıza olması halinde referans bilgilerini veri olarak toplayabilir. Kanunda yalnızca belirli durumlarda alınması gereken ve riskli saydığımız veriler ise sağlık, sabıka kaydı ve özel nitelikli verilerdir. Bunları da ancak işin gerektirdiği durumlarda, sınırlandırmak şartı ile toplayabilir.
İK departmanının dikkat etmesi gereken ilk şey ; Adaydan ilk veri alındığı anda Aydınlatma Metni verilmesi gerektiğidir. Bu metinde; Veri sorumlusunun kimliği, Verilerin hangi amaçla işleneceği, Kimlerle paylaşılacağı, Saklama süresi ve Haklar (KVKK md. 11) gibi bilgiler yer almalıdır. İkinci dikkat edilmesi gereken şey ise açık rıza alınması gereken durumlardır.
Adayın referansla aranması, CV’nin daha sonra başka pozisyonlar için saklanması ve özel nitelikli kişisel verilerin (sağlık, adli sicil) toplanması gibi hususlarda adayın açık rızası alınmalıdır. Açık rıza, “önceden alınmış genel onay” şeklinde değil; bilgilendirilmiş ve spesifik olmalıdır.
Olumsuz geri dönüşler
İşe alım sürecinde İK ‘da akla gelebilecek bir başka soru ise; Başvurusu olumsuz sonuçlanan adayların verilerinin akıbetidir. Başvurusu olumsuz sonuçlanan adayların CV’si başka pozisyonlar için saklanacaksa açık rıza alınmalıdır. Aksi halde, adayın verileri başvuru süreci tamamlandığında silinmelidir. İK firmalarıyla çalışan şirketler, veri işleyen/ortak veri sorumlusu ilişkisinde olabilir. Bu da dikkat edilmesi gereken özellikli bir durumdur. Bu durumda, veri işleme sözleşmesi yapılmalı ve aday bu konuda da bilgilendirilmelidir. KVKK ile uyumlu İK politikaları oluşturmaya bugünden başlamak, yarının krizlerini önlemenin anahtarı olabilir. Kişisel verilerle ilgili idari para cezaları her yıl artarken, işe alım süreçleri bu alandaki en büyük açık kapılardan biri haline geldi. Bu nedenle işe alım süreçlerini gözden geçirmek, sadece aday haklarını değil, işverenin hukuki güvenliğini de garanti altına almak anlamına gelir.
Bugün işe alım süreçlerinizi yukarıdaki anlatımlarım ışığında değerlendirdiğinizde sürecin doğru
yönetildiğini düşünüyor musunuz?
Görüş, Öneri, Soru ve talepleriniz için lütfen bana yazın;
Av. Duygu Ece Oğuz
avduygueceoz@gmail.com
