
İşverenlerin, çalışanlarına karşı çeşitli yasal yükümlülükleri bulunmaktadır. Bu yükümlülüklerden biri de çalışanlarına yazılı bilgilendirme yapmaktır. Özellikle ücret bordrosu gibi önemli belgelerin zamanında ve doğru bir şekilde çalışana iletilmesi, hem işverenin sorumluluğu hem de çalışanın hakları açısından büyük önem taşımaktadır. Geleneksel yöntemlerle bordro iletimi zaman alıcı ve verimsiz olabileceği gibi, dijitalleşme süreci ile birlikte bu yükümlülüklerin yerine getirilmesinde kolaylık sağlanmış ve daha güvenilir yöntemler ortaya çıkmıştır. Bu bağlamda, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, işverenlerin bordro iletme yükümlülüğünü yerine getirmeleri açısından önemli bir araç haline gelmiştir.
KEP Nedir?
KEP, Türkiye’de elektronik postaların güvenli bir şekilde gönderilmesi ve alınmasını sağlayan, yasal olarak geçerliliği olan bir sistemdir. KEP aracılığıyla gönderilen elektronik postalar, kağıt ortamında gönderilen postalar gibi yasal anlamda kabul edilir ve gönderilen mesajların içeriği iletim sırasında değiştirilemez. KEP, yalnızca işverenler için değil, aynı zamanda bireyler için de yasal geçerliliği olan bir iletişim aracıdır. KEP’in, hem göndereni hem de alıcıyı kimlik doğrulama mekanizmaları ile doğrulaması, iletilerin güvenliğini artırır ve hukuki geçerliliğini sağlar.
İşverenin Ücret Bordrolarındaki Yasal Yükümlülükleri Nelerdir?
Türk İş Kanunu’na göre, işverenler çalıştıkları her ay, işçilerine o ayın ücreti ve varsa kesintiler hakkında bilgi vermek zorundadır. Bu bilgilendirme, işçinin ücretini gösteren bir bordro ile yapılır. Ücret bordrosu, işverenin çalışanına karşı yerine getirmesi gereken yasal bir yükümlülüktür ve çalışan açısından da iş ilişkilerinde şeffaflık sağlar. Bordro, çalışanların maaşları hakkında her türlü bilgiye sahip olmasını, yapılan kesintilerin neye dayandığını görmesini ve yasal haklarını takip etmesini mümkün kılar.
Bordro iletimi genellikle elden teslim, posta veya işyeri yönetim sistemleri aracılığıyla yapılmaktadır. Ancak, dijitalleşmenin artmasıyla birlikte bu süreçteki verimlilik sorunları ve lojistik zorluklar gündeme gelmiştir. Bu noktada, KEP gibi dijital ve güvenli sistemler işverenlerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmelerinde önemli bir alternatif sunmaktadır.
KEP ile Bordro Gönderiminin Avantajları Nelerdir?
İşverenlerin, çalışanlarına ücret bordrosunu KEP aracılığıyla göndermesi, hem işyerindeki yönetim süreçlerini kolaylaştıran hem de hukuki geçerliliği sağlamlaştıran bir yöntemdir. KEP aracılığıyla yapılan gönderimler, geleneksel yöntemlere kıyasla birçok avantaj sağlar:
- Hukuki Geçerlilik ve Güvenlik: KEP ile gönderilen bordrolar, kağıt ortamında gönderilen belgeler gibi yasal geçerliliğe sahiptir. KEP, belgelerin içeriğinin değiştirilemezliğini ve alıcıya teslim edildiğine dair bir kayıt sağlar, bu da işverenin yasal sorumluluğunu yerine getirdiğinin kanıtıdır.
- Zaman ve Maliyet Tasarrufu: KEP, fiziksel posta veya elden teslim gibi yöntemlere göre çok daha hızlı ve maliyet etkin bir alternatiftir. İşveren, bordroları aynı anda birçok çalışana iletebilir ve aynı zamanda evrak takibini dijital ortamda kolayca yapabilir.
- Kolay Erişim ve Arşivleme: Elektronik ortamda iletilen bordrolar, hem işveren hem de çalışan tarafından kolayca erişilebilir ve dijital ortamda saklanabilir. Bu, ilerleyen dönemlerde herhangi bir ihtilaf durumunda, bordronun varlığını ve içeriğini belgelemek için oldukça pratik bir çözüm sunar.
- Çalışanların Haklarının Korunması: KEP ile bordro gönderimi, çalışanların ücret ve kesintilerine dair doğru ve zamanında bilgi almasını garanti eder. Ayrıca, çalışanlar bordrolarına ilişkin herhangi bir itirazda bulunmak istediklerinde, bu belgelerin dijital ortamlarda saklanması, yasal süreçlerin hızlanmasını sağlar.,
KEP Bordro Uygulamasının Hukuki Boyutları Nelerdir?
KEP ile bordro gönderimi, sadece işverenin yükümlülüğünü yerine getirmesi açısından değil, aynı zamanda işçi ve işveren arasındaki hukuki ilişkilerde de önemli bir rol oynar. İş Kanunu’na göre, işveren bordro gönderimini düzgün ve zamanında yapmadığı takdirde, çalışanlar yasal haklarını ihlal edebilir ve bordro almadıkları için haklarını takip etmekte zorluk yaşayabilirler. KEP sistemi, bu tür ihtilafların önüne geçmek için güçlü bir araçtır.
Bunun yanı sıra, bordro gönderimi KEP aracılığıyla yapıldığında, bordronun iletilip iletilmediği ve içeriği ile ilgili her türlü tartışma durumunda, KEP’ in sağladığı dijital delil kaydı, yargı süreçlerinde işverenin lehine önemli bir delil olarak kullanılabilir. KEP aracılığıyla yapılan bildirimler, Yargıtay’ın çeşitli kararlarında da kabul edilmiştir.
Günümüz mevzuatına göre, işçiler açısından KEP sistemi kullanma veya güvenli elektronik imza edinme zorunluluğu bulunmamaktadır. Bu bağlamda, işverenin yönetim hakkı kapsamında işçilere KEP adresi ve güvenli elektronik imza edinme zorunluluğu getirme yetkisi olup olmadığı konusu tartışma yaratmaktadır. İşçilerin yazılı onayı olmadan işyerinde KEP adresi ve güvenli elektronik imza edinme zorunluluğu getirilememektedir. Ayrıca, işçilerin bu değişikliği kabul etmemesi durumunda, iş akdinin haklı nedenle feshedilmesinin mümkün olmadığı da ifade edilmektedir.
Ve yine denetimlerde ortaya çıkabilecek idari para cezaları önlemek amacıyla;
-Yeni işe başlayan işçiler ile akdedilen iş sözleşmelerine ücret bordrolarının KEP üzerinden bildirilmesi ve güvenli elektronik imza ile imzalanması uygulamasına rızalarının bulunduğuna ilişkin hüküm eklenmesi,
-İş sözleşmesi devam eden işçilerden ücret bordrolarının KEP üzerinden bildirilmesi ve güvenli elektronik imza ile imzalanması uygulamasına rızalarının bulunduğuna ilişkin yazılı muvafakat alınması yahut ek protokol akdedilmesi,
-İşçilerden alınacak yazılı rıza kapsamında uygulamaya ilişkin detaylara yer verilmesi; işçiye ücret hesap pusulası /ücret bordrosunun KEP adresi aracılığıyla gönderileceği, bildirimlerin kaç gün içinde okunması ve bildirimlere kaç gün içinde itiraz edilmesi gerektiği, belirlenen süre içerisinde itiraz edilmediği takdirde ücret bordrolarının içeriğinin kesinleşmiş kabul edileceğini taahhüdüne de yer verilmelidir.
Kep Uygulamasındaki Zorluklar ve Çözüm Önerileri Nelerdir?
Her ne kadar KEP ile bordro gönderimi birçok avantaj sağlasa da, bazı uygulama zorlukları da bulunmaktadır. Çalışanların KEP hesabı olmaması durumunda, bu yöntem kullanılamaz. Ancak, işverenler çalışanlarını KEP hesabı açmaya yönlendirebilir veya alternatif olarak, çalışanların KEP hesaplarına yönlendirilmesi sağlanabilir. Ayrıca, çalışanların KEP ile iletilen bordroları zamanında alıp almadıkları ve bu bordrolara ilişkin herhangi bir itirazda bulunup bulunmadıkları gibi izleme süreçleri, işverenin sorumluluğundadır.
Bunun yanı sıra, bazı çalışanlar dijital sistemlerle pek aşina olmayabilir. Bu durumda, işverenlerin dijital okuryazarlık eğitimleri sunması veya KEP kullanımının nasıl yapılacağı konusunda rehberlik etmesi gerekebilir.
Sonuç olarak KEP ile bordro gönderimi, hem işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini kolaylaştırırken, hem de çalışanın haklarının korunmasına olanak tanır. KEP adresi kullanımı ve güvenli elektronik imza ile imzalanması uygulamasına hukuken geçerli bir şekilde geçilebilmesi için yeni işe başlayacak işçilerle akdedilecek sözleşmelerde KEP ve güvenli elektronik imza uygulamasına rızalarının bulunduğuna ilişkin hüküm eklenmeli, iş ilişkisi devam eden işçiler ile bu hususta yazılı muvafakat alınmalı veya ek protokol akdedilmelidir. Kep, işverenlerin bordro gönderimi konusunda büyük kolaylıklar sunan güvenli bir yöntemdir ve dijitalleşen dünyada işyeri uygulamaları için önemli bir adım atılmasını sağlar. Uygulamadaki zorluklara rağmen, dijitalleşmenin getirdiği avantajlar ve yasal geçerliliği, KEP sisteminin işyerlerinde bordro gönderiminde giderek daha fazla tercih edilmesine olanak tanıyacaktır.